Vi har nog alla suttit på möten där någon säger något klokt och möts av total tystnad för att sedan få höra samma idé från en kollega fem minuter senare – som plötsligt hyllas som årets mest briljanta förslag.
Grattis! Du har just bevittnat ett litet arbetsplatsmirakel. Samma idé, ny avsändare och plötsligt har den fått vingar. Visst är det sjukt!
Tänk om möten inte behövde vara en blandning av Vem vill bli chefens favorit?, Vem jobbar för att bli den informella ledaren, Gissa vad som inte står i kallelsen och Överlevnad på konferensrum B.
Hur fungerar egentligen sunda grupper där härskartekniker inte får fäste?
1. Här får människor prata till punkt – vilken revolution!
I en sund grupp behöver du inte tävla med kollegans lungkapacitet, eller de redan tagna beslutet i lönndom, för att få framföra en mening. Här lyssnar man färdigt. Man ställer frågor för att förstå, inte för att hitta en lucka att hoppa in genom. Och om någon blir avbruten händer något nästan exotiskt:
”Vänta lite, jag tror att hon inte har pratat färdigt.”
Det är inte magi. Det är vanligt hyfs i möteskläder.
2. Bra idéer får beröm, oavsett vem som kläcker dem
I grupper med en sund kultur är det viktigare att hitta en bra lösning än att själv stå som upphovsperson på PowerPoint-bilden. Om Lisa kommer med en idé och Mohammed bygger vidare på den, säger man inte att Mohammed är ett geni och hoppas att Lisa har dåligt minne.
Man säger:
”Bra idé, Lisa. Och Mohammeds tillägg gör den ännu bättre.”
Plötsligt kan två människor bidra till samma lösning utan att någon behöver gå hem och uppdatera sitt CV i vredesmod.
En sund grupp delar äran och tar gemensamt ansvar. En sund grupp tar inte besluten via telefon eller mail innan mötet. Att dela på ansvaret och äran är förvånansvärt effektivt – och helt utan krav på teambuilding med tillhörande klättervägg.
3. Det är tillåtet att vara oenig utan att bli ovän
I en osund grupp kan en invändning uppfattas som ett personligt angrepp. Säger du emot förslaget har du tydligen också ifrågasatt någons intelligens, yrkesstolthet och eventuellt hela släktträd. I en sund grupp är det annorlunda.
Där kan någon säga:
”Jag ser en risk med det förslaget. Har vi tänkt på vad som händer om tidsplanen spricker?”
Och svaret blir inte en iskall blick som får ventilationen att kännas som Arktis. I stället undersöker gruppen frågan. Och där skiljer man på sak och person. Kritik blir ett verktyg för att förbättra arbetet, inte ett vapen för att trycka ner människor.
För det är faktiskt möjligt att tycka olika utan att någon måste vinna VM i prestige.
4. Ingen behöver vara tankeläsare
Sunda grupper bygger inte sitt samarbete på hemlig information, och beslut tagna innan mötet, outtalade förväntningar eller möteskallelser som dyker upp när mötet redan har börjat. Information delas. Ansvar förtydligas. Beslut dokumenteras.
Och om någon inte känner till bakgrunden får personen fråga utan att mötas av:
”Det där har vi ju redan pratat om.”
Jaha. När då? I en parallell dimension? På ett möte jag inte var inbjuden till?
I en sund grupp är det självklart att människor behöver rätt förutsättningar för att kunna bidra. Man använder inte information som en maktposition.
5. Misstag leder till lärande – inte offentliga avrättningar
Någon missar en deadline. En rapport blir fel. Ett beslut visar sig vara mindre genialt än det verkade i mötesrummet.
Jösses amalia: Vad händer då?
I en sund grupp undersöker man vad som gick snett. Var tidsplanen realistisk? Var ansvaret tydligt? Saknades resurser? Behöver arbetssättet förändras?
Man letar efter lösningar, inte efter en syndabock som kan offras vid nästa arbetsplatsträff. Det betyder inte att ingen behöver ta ansvar. Tvärtom. Ansvarstagande blir enklare när människor vågar berätta om problem innan de vuxit till fullskaliga katastrofer.
En kultur där alla försöker se perfekta ut är sällan en kultur där problemen blir lösta i tid.
6. Humor förenar – den används inte som kamouflage
Humor är fantastiskt på arbetsplatser eller möten. Den kan lätta upp stämningen, skapa gemenskap och göra en lång tisdag lite mindre tisdag. Men det finns en skillnad mellan att skratta tillsammans och att skratta åt någon.
I en sund grupp behöver ingen tåla förnedring med motiveringen att ”vi skojar ju bara”. Om ett skämt landar fel kan man säga förlåt utan att kalla in en haverikommission för att utreda mottagarens bristande humor.
Det går faktiskt att vara rolig utan att göra det på andras bekostnad.
7. Ledaren är också en människa – med ansvar för kulturen
I en sund grupp behöver ledaren inte vara den smartaste personen i rummet. Ledaren behöver inte heller ha sista ordet i varje diskussion, även om kalendern säger att mötet är ett ledningsmöte. En bra ledare skapar förutsättningar för fler att bidra. Hen efterfrågar andra perspektiv, är tydlig med beslut och kan ändra uppfattning när bättre argument dyker upp.
Det sistnämnda är särskilt imponerande. Att säga ”Du har rätt, jag tänkte inte på det” är nämligen inte ett tecken på svaghet. Det är ett tecken på att hjärnan fortfarande är i drift.
Och när ledaren själv kan erkänna misstag blir det lättare för andra att göra detsamma.
8. Alla behöver inte vara bästisar – bara respektfulla kollegor
En sund grupp behöver inte bestå av människor som skulle välja varandra till både bröllop, fjällvandring och gemensamt sommarställe. Vi får tycka olika. Vi får ha olika personligheter, arbetssätt och intressen. Det bidrar snarare till en kreativ miljö. Vi behöver inte ens älska samma sorts kaffe, någon kan till och med dricka te. Det viktiga är att vi behandlar varandra med respekt, håller oss till sakfrågan och inte använder våra olikheter för att skapa rangordningar.
Trygghet betyder inte att alla alltid är överens. Det betyder att ingen ska behöva vara rädd för att säga vad hen faktiskt tycker.
Så känns en sund grupp i praktiken
Du märker det ofta på de små sakerna:
- Du vågar ställa en fråga utan att känna dig dum.
- Du kan säga emot utan att riskera att bli utfryst.
- Dina idéer bedöms utifrån innehåll, inte status.
- Du får information i tid för att kunna göra ett bra jobb.
- Du kan erkänna ett misstag utan att det blir ditt nya smeknamn.
- Kollegor hjälper till att lyfta varandra i stället för att tävla om vem som får mest syre i rummet.
- Beslut och ansvar är tydliga när mötet är slut.
Och kanske viktigast av allt: Du behöver inte lägga halva arbetsdagen på att analysera vad någon egentligen menade med sin suck, blick eller kommentar. Det finns nämligen gott om arbetsuppgifter utan att vi behöver lägga till professionell tolkning av passivt aggressiva signaler på att-göra-listan.
Men betyder det att härskartekniker aldrig förekommer?
Även i välfungerande grupper kan människor avbryta, uttrycka sig klumpigt eller hamna i maktkamper. Skillnaden ligger ofta i hur gruppen reagerar. I ett försök att få igenom sitt förslag har man inofficiella möten och exkluderar vissa personer.
I en sund kultur sopas inte beteenden under mattan för att bevara den goda stämningen. De går att prata om, ifrågasätta och förändra. Men avfärdar inte människor med att det har vi redan diskuterat.
En ursäkt följs av ett förändrat beteende. Mötesledaren ingriper när någon gång på gång tar över. Kollegor hjälper till att ge tillbaka ordet till den som blivit avbruten. Och ledningen tar återkommande problem på allvar.
Det är alltså inte en grupp där alla alltid gör rätt. Det är en grupp där människor får möjlighet att göra rätt efter att något blivit fel.
Till sist: Vilken sorts grupp vill vi vara med i?
- Vi kan lägga mycket tid på att lära oss känna igen härskartekniker. Det är viktigt. Men vi behöver också prata om vad vi vill bygga i stället.
- Vi vill ha grupper där människor lyssnar, delar information, ger erkännande och vågar vara oeniga. Där ansvar inte förväxlas med skuld och där humor inte används för att tysta obekväma röster.
- Vi vill ha möten där den bästa idén vinner – inte den högsta rösten, den längsta titeln eller den som råkar ha bäst kontakt med kaffemaskinen.
För i slutändan är en sund arbetsgrupp inte en grupp utan konflikter. Det är en grupp där ingen behöver förminska någon annan för att själv få känna sig stor.
Och tänk så mycket tid vi skulle spara om vi kunde lägga mindre energi på maktspel och mer på själva jobbet.
Kanske skulle mötena till och med bli kortare. Framförallt slippen man förmöten, telefonsamtal, mail i syfter att intrigera och styra mötet utan att ha blivit tillfrågad.
Men vi ska väl inte överdriva miraklen. Det kommer alltid finnas de som försöker styra vid sidan om och får människor att känna sig utvalda och utanför när de intrigerar. Men är man medveten om det kanske träskmarken har fler tuvor än tidigare.
"Kunskap är makt" - sagt av Francis Bacon, något som även gäller maktstrukturer.
The Queen of ...
Britt-Inger
